Регистрация входящих исходящих и внутренних документов

Помещено в тему: Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Прежде чем приступить к регистрации документов Регистрации входящих документов предшествует прием их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — регистрация входящих исходящих и внутренних документов страниц письма и приложений при их регистрация входящих исходящих и внутренних документов. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют. Исключения: адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается, не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения, если дата на конверте представляет интерес с точки зрения регистрация входящих исходящих и внутренних документов времени получения документов. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Как зарегистрировать входящие документы Регистрируют входящие документы в день их поступления только иногда на следующийдля чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации примерный образец далее будет приведен. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов возможно отдельной категории напрямую в соответствующее подразделение. Соблюдают однократность регистрации — например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного регистрация входящих исходящих и внутренних документов в другое. Во всех перечисленных иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации. Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения электронная почта, обычный конверт и т. Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию. Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, регистрация входящих исходящих и внутренних документов целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой: печатные издания журналы, газеты, брошюрыкопии информационных документов и рекламные материалы, поздравительные письма, приглашения, прейскуранты, добавьте что-то еще если требуется. Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству по идее такого быть не должнотогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов. Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации — по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрытрегистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в. Евгения Полоса Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, как регистрировать печатную рукопись, присланную для рецензии, без сопроводительного письма часто присылают рукописи соискатели научной степени? Рукопись после рецензирования направляется обратно автору. Если таких рукописей поступает много, то можно завести для их регистрации отдельный журнал, где записывать автора, название работы, количество листов и т. А на самом экземпляре рукописи ставить штамп входящего документа? Бывает, что соискатели сами просят это делать. А регистрация входящих исходящих и внутренних документов есть указания, каким образом регистрировать подобные документы? Если нет сопроводительного письма, то входящий штамп ставится на 1 листе самого документа в Вашем случае рукописи. Если это какая-нибудь незначительная информация для сведениято документ можно не заменять. Если же это письмо или другой документ должны формироваться в деле с перепиской или в ином деле, то документ необходимо заменить оригиналом. Скажите, пожалуйста, регистрируются ли такие документы как счет-фактура, счет, акт выполненных, приема работ. Счета и счета-фактуры, как правило, секретарем не регистрируются, относятся к зоне ответственности бухгалтерии. Еще в организации должен быть перечень нерегистрируемых документов. Все документы, поступающее в организацию, должны регистрироваться, особенно заявления граждан. Они регистрируются отдельно в специальном журнале и подлежат контролю исполнения. Этот порядок регламентируется Федеральным законом от 02. Подскажите, заявление принесено в одном экземпляре. Допустимо ли сначала поставить штамп с входящим номером, а потом сделать копию заявления для жителя или необходимо сначала сделать копию, а потом поставить штамп на оба заявления оригинал и копию Здравствуйте! Но все предпочитают сначала сделать копию, потом поставить на ней штамп чтобы отметка была «живая», не копийная. Работаю на 0,5 ставки до обеда, как регистрировать входящую по электронной почте информацию поступающую после обеда? Начальник предъявляет претензии, так как фактически нахожусь в организации, но в другом кабинете и занимаюсь другой оплачиваемой не начальником работой. Все входящие документы должны регистрироваться в день поступления, и только поступившие после 16-00 — на следующий день. В Вашей ситуации надо как-то договориться с руководителем, других вариантов нет. Последний документ — регистрация входящих исходящих и внутренних документов «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23. На основе этих рекомендаций в каждой конкретной организации должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству. У нас увольняется сотрудник и просит зарегистрировать его заявление. Отдел кадров говорит, что так положено делать по законодательству. Должна ли я это делать и где это прописано? Правовых норм, обязывающих регистрировать каким-либо образом заявления работников, и, в частности, заявления об увольнении, нет. Есть общее правило о регистрации всех документов, в том числе внутренних. Как правило, внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях, в данном случае в кадровой службе. Но все это должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации. Если у вас нет такой инструкции, и ранее заявления об увольнении не регистрировались, в отдельных спорных случаях можно зарегистрировать заявление работника об увольнении в журнале регистрации входящих документов. Скажите пожалуйста, регистрируются ли сборы? Головное предприятие запрашивает информацию у регистрация входящих исходящих и внутренних документов учреждений по какому-то вопросу. Причем несколько отделов и по разным вопросам. В итоге приходит вал документов например 40 подведомственных учреждений на 10 запросов. Как правильно регистрировать эти письма? Не совсем понятно, о чем речь. Такого вида документа, как «сборы» нет. Все поступающие письма, в том числе от подведомственных организаций, регистрируются в обычном порядке. Если документ письмо передано по электронной почте с соблюдением законодательства об ЭЦП, он имеет юридическую силу и должен быть зарегистрирован с соблюдением единых правил и регистрационных форм. Распоряжение Вашего руководства неправомерно. Поступил конверт с копиями документов без сопроводительного письма. Подскажите, на входящие копии документов необходимо ставить отметку о получении? В фирме пока нет утвержденной инструкции о документообороте. Как правило, необходимо зафиксировать факт получения копий документов, поэтому надо зарегистрировать. Штамп можно поставить на первом листе копий. Подскажите, пожалуйста, регистрация входящих исходящих и внутренних документов регламентирована обязанность государственного органа ставить штамп с входящим номером на экземпляре документа заявителя при его обращении? В методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 такого не нашел. В одном госурчеждении не принимают документы лично, а предлагают бросить их в специальный ящик на проходной учреждения. Если нужна отметка о вручении — так три раза в день по расписанию сотрудник канцелярии спускается чуть ли не с небес и ставит заветный штамп. Под это время нужно подгонять свои планы на день. Считаю это не совсем законным, ищу нормативную базу, подтверждающую, что доказательством обращения в госорган является штамп с входящим номером. Таким образом отказ принять документы непосредственно в момент обращения нарушает право граждан на свободное обращение в гос. Действительно, в регистрация входящих исходящих и внутренних документов рекомендациях этого нет. Федеральный закон от 02. В комментариях к закону поясняется, что на втором экземпляре документа может проставляться входящий штамп с датой принятия. Об обязанности ставить номер входящего документа в федеральном законодательстве не прописано. Однако в некоторых региональных законах этот момент регламентируется. Кроме того, органы государственной власти и местного самоуправления обязаны разрабатывать свои инструкции по делопроизводству, где подробно указывается порядок приема и регистрации поступающих документов. На основании своего опыта работы могу пояснить, что проставить входящий номер на втором экземпляре документа в момент обращения гражданина не всегда возможно вследствие большого объема документов, необходимости внесения документа в регистрационный массив базу данных или журнал регистрации. А вот входящий штамп с датой приема документа, в некоторых случаях, с подписью принявшего документ, вам обязаны поставить в момент обращения. Ссылайтесь на Закон 59-ФЗ. А можно ссылку на комментарии к Федеральному закону от 02. А вот у нас такая ситуация получилась, мы в нашей организации при приеме входящих документов ставим штамп с указанием организации «вх. И вдруг мне руководитель заявил, что мы не имеем права ставить на экземпляре заявителя наш штамп прозвучала фраза, что «Мы теряем документ». Оказывается, мы можем поставить только подпись с расшифровкой, должность, дату и все. У нас есть утвержденный стандарт «Управление ОРД» и там прописано, только про нашу регистрацию документов, о том что ставиться штамп. Как быть, и что же правильно делать на самом деле? При приеме документов от заявителя, курьера, и пр. Не понятно, в чем ваш руководитель усмотрел угрозу утраты документов. При этом следует руководствоваться целесообразностью. В основном отдельные регистрационные массивы выделяются при большом объеме документооборота в организации. Подскажите, пожалуйста, обязательно ли иметь в организации штамп входящей корреспонденции или достаточно ручкой проставить входящий номер и дату, когда документ принят? Надо ли указывать наименование организации на которую пришел документ? Согласно ГОСТ Р 6. Конечно, удобнее такую отметку проставлять с помощью штампа. Подскажите, пожалуйста, регистрировать ли входящую корреспонденцию, если это акты и счета на оплату? И если страниц много — где ставить входящий номер? Если акты и счета направлены без сопроводительного письма, то их можно не регистрировать. Есть примерный перечень нерегистрируемой корреспонденции, куда входят и платежные документы. Подскажите, пожалуйста, при оприходовании счетов фактур в программе 1С Бухгалтерия 8,2 есть возможность изменить номер входящего документа, т. Главный бухгалтер нашей организации считает, что правка порядковой нумерации, является нарушением. Если вы меняете номер, который присваивает программа, то по вопросу нарушений лучше обратиться к разработчику программы. Добрый день, сотрудник регистрация входящих исходящих и внутренних документов своем исходящем письме дал ссылку на ответ письма, которое не было зарегистрировано хранил у себяпричем оформил его недельнешной давности! Письмо датировано как месяц назад, и естественно уже зарегистрированы письма и входящие исходящие за сегодня. Как регистрировать то входящее? Заявитель принес в организацию письмо, его зарегистрировали, на 2-м экземпляре поставили штамп «получено» с датой, но заявитель регистрация входящих исходящих и внутренних документов поставить такой же штамп на приложении к письму, которое имеет общую тему с письмом, но ссылки на приложение в самом письме не имеет. Практики такого рода действий нет, обычно отметка о приложениях содержится в письме. Ничего страшного не будет, если вы в порядке исключения проставите отметку на приложении. Подскажите, пожалуйста, если приказ копия сторонней организации, который был прислан для информации и руководства в работе, зарегистрирован как входящий документ 23. Менеджеру пришел на E-mail Запрос от контрагента на поставку продукции. Запрос не на фирменном бланке Контрагента, а как частная переписка. Имею ли я права регистрировать такой запрос, если не указано Название нашей фирмы и ФИО кому адресовано. Официальные письма, запросы адресуются на имя руководителя организации, оформляются на бланке организации и подписываются руководителем. В вашей ситуации следует направить контрагенту сообщение о необходимости направления официального запроса. Помогите, пожалуйста, зарегистрировала обращение от граждан, а начальник сказал, что это для другой организации. Какую отметку поставить в журнал, т. Подскажите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации. Веду документооборот в организации, которая включает в себя два ОАО, занимающихся разными вопросами деятельности. Фактически руководит двумя ОАО директор Иванов, в его подчинении сотрудники и одного ОАО, и другого ОАО, а юридически и регистрация входящих исходящих и внутренних документов по документам, в одной организации директор Иванов, в другой Петров. Возникла путаница с регистрацией входящей документации. Во входящую той организации, куда поступил запрос, или той, которая будет реально его исполнять? Письмо уже зарегистрировано в ОАО «Рога», но директор отписал на исполнение это письмо сотруднику из ОАО «Копыта», обязана ли я его проводить во входящем журнале ОАО «Копыта», или достаточно того, что уже есть регистрация в ОАО «Рога»? Очень нужен Ваш совет. Если строго соблюдать порядок ведения делопроизводства, то поступившие в ОАО «Рога» письмо надо регистрировать в ОАО «Рога», после резолюции Иванова регистрация входящих исходящих и внутренних документов с сопроводительным письмом в ОАО «Копыта». Если документ исполняется в ОАО «Копыта», то он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации поступающих документов этой организации. Здравствуйте, подскажите нужно ли регистрировать письмо в журнале входящей корреспонденции, если письмо адресовано не директору, а гл. Все письма, документы, поступившие в адрес организации за исключением с пометкой «лично» должны быть зарегистрированы. Подскажите, пожалуйста, как правильно организовать документооборот в следующем случае. Мы — центральная головная организация, к нам относятся офисы в районе на территориальном отдалении. Столкнулись с ситуацией, когда какая-либо организация присылает письмо электронно в центральный наш офис, мы его соответственно регистрируем у себя и присваиваем номер, и то же письмо организация присылает в офис в район, и там тоже присваивается свой номер. Выходит, одно письмо регистрируется и у нас, и в районном офисе. Посоветуйте, как добиться единой регистрации, если нет электронного документооборота, заранее спасибо. Если письмо адресовано в два адреса, то должно быть зарегистрировано в обеих организациях. Если же письмо адресовано в центральный офис, то регистрируется там, а в филиале районе учитывается под тем же номером. Подскажите, могу ли я отказать в приёмке и регистрации писем, если название нашей организации указано неверно. Письма о необходимости указывать наше название верно, писали неоднократно, но нас продолжают игнорировать. Подскажите, пожалуйста, если письмо по электронной почте пришло в выходной день сб, вс. Документы, поступившие в нерабочий день, регистрируются на следующий рабочий день. Это касается и писем, поступивших по электронной почте. Подскажите, если по факсу пришёл неполный пакет документов указанных в приложении к сопроводительному письму, он подлежит регистрации? И на какой ФЗ ссылаться, о документах не подлежащих регистрации в таких случаях? Если документы присланы по факсу, то можно просто попросить дослать регистрация входящих исходящих и внутренних документов приложения. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23. Здравствуйте, подскажите, как регистрировать техническую документацию отчеты, проекты и т. Читала «Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» — там прописано, что регистрация осуществляется в инвентарных книгах, отдельно на отчеты, отдельно на проекты, отдельно на конструкторскую документацию и т. Просто в штампах на отчете есть инв. «Основных правил работы с НТД в организациях и на предприятиях» научно-техническая документация регистрируется в инвентарных книгах, отдельно по каждой группе документов. Речь идет об НТД, созданной в самой организации. Штампы проставляются в правом нижнем углу первого листа документа для чертежей — полистно. Передача НТД из одной организации в другую оформляется актом. При передаче пересылке к комплекту документов и акту составляется сопроводительное письмо, на нём проставляется входящий штамп при приеме документов. Инвентарные номера на самой НТД не меняются, остаются номера разработчика. Речь идет об НТД, созданной в самой организации. Как правильно регистрировать документ по контрагенту или по дате документа или дате когда поступил документ. Все поступающие входящие документы регистрируются по дате поступления исх. Устроилась на работу в компанию, оказалось, что они не ведут учет входящей корреспонденции, то есть не регистрируют ее, а просто подшивают все письма в папку. Обязательно ли ведение журнала входящей корреспонденции и если да, есть ли ответственность за его отсутствие? Согласно нормативным документам по делопроизводству все поступающие и отправляемые документы должны регистрироваться в журнале, картотеке, либо в электронном виде. Ответственность может быть в том случае, если нарушена инструкция по делопроизводству, разработанная самой организацией. Подскажите, пожалуйста, подлежат ли регистрации во входящих договора, заключенные между сторонними организациями, но предоставляемые в нашу организацию в виде копий для хранения в досье как наших клиентов? Все документы, поступившие в организацию, должны регистрироваться в журнале картотеке регистрации поступающих документов. В соответствующей графе регистрационной формы указывается индекс дела, куда направляется документ в вашем случае — досье клиента. Добрый день, Меня интересует информация по сдаче документации в архив, но не только регистрация входящих исходящих и внутренних документов дел и бухгалтерской, а вот экспертные заключения, паспорта оборудования, тендерная документация и др. Для передачи в архив в отдельную опись включаются дела постоянного хранения. Отбор проводится в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения. Правила оформления дел и составления описи размещены на нашем сайте. В нашей организации ведётся таблица исходящей и входящей документации. Ни номера подразделений, ни номер дела, ничего такого нет, только по регистрация входящих исходящих и внутренних документов на все регистрируемые документы. В инструкциях по делопроизводству сказано, что регистрация для всех документов идёт по порядку, как мы делаем. И ещё, мы делаем копию с исходящего документа и в папках у себя храним копию, а оригинал он у нас в одном экземпляре отсылаем организациям или он хранится у исполнителя. Входящие у нас хранятся в оригинале, а копии раздаём исполнителям под роспись. Формы журналов регистрации поступающих и отправляемых документов нормативными документами не установлены, однако рекомендуется при регистрации документов кроме даты и порядкового номера указывать индекс дела, где будет храниться документ или его копия. В целом изложенный Вами порядок работы с поступающими и отправляемыми документами верный. К нам приходят письма с указанием сроков исполнения, но на некоторых директор ставит резолюцию для предложения, для сведения или читал. Как быть со сроками исполнения? Надо ли после таких резолюций требовать от исполнителей отвечать на письма в указанные сроки? Они считают раз для сведения значит отвечать не надо. Этот вопрос вам следует согласовать регистрация входящих исходящих и внутренних документов своим руководителем директором. Если срок исполнения устанавливает вышестоящая организация, либо орган исполнительной власти, он обязателен для исполнения, если сторонняя организация — на усмотрение руководителя. У нас заведена след. При поступлении документа мы регистрируем его и отдаем на подпись руководителю, копию же подшиваем в папку с ВХ. Когда резолюция проставлена на документе регистрация входящих исходящих и внутренних документов оригинал его отдаем исполнителю, а себе просто фиксируем в журнале регистрации кто исполнитель по нему и все. Также подскажите, пожалуйста, если в папке с ВХ за регистрация входящих исходящих и внутренних документов г. Вы делаете лишнюю работу. Не надо заводить папку «ВХ» и делать копии документов. После резолюции надо сразу отдавать оригинал исполнителю под роспись с указанием в журнале регистрации номера дела, куда подшит документ. Не совсем поняла Вас в случае если понадобиться вх. Номер дела, куда подшит документ и будет как раз-таки эта папка с «ВХ». Хотелось бы получить ответ и на второй вопрос: если в папке с ВХ за 2014 г. Документ должен храниться у исполнителя, при необходимости можно его регистрация входящих исходящих и внутренних документов, ведь в журнале регистрации должна быть указана фамилия исполнителя и номер дела. Второй вопрос отпадет, если вы не будете заводить папку с копиями и черновиками. Наш отдел делопроизводства тратит неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур. Мы пытаемся доказать гл. Но главный бухгалтер категорически отказывается понимать это. Подскажите, пожалуйста, на что можно сослаться нам в данном случае дабы убедить ее в этом? В данном регистрация входящих исходящих и внутренних документов всё зависит от того, какая система делопроизводства принята в вашей организации. Если это централизованная система, то все поступающие входящие документы должны регистрироваться в службе делопроизводства. При децентрализованной системе поступающие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях. Ссылаться можно только на локальные вашей организации документы инструкции, приказы и др. Подскажите, можно ли принимать и регистрировать документы, если они поступают по электронной почте или нарочным, исх. Как следствие, компания не успевает ответить своевременно на письмо, и тем более исполнить указания в письме. Автоматически попадаем на штрафы. Поступающие документы должны быть зарегистрированы регистрация входящих исходящих и внутренних документов день поступления, исх. При исполнении по возможности стараются укладываться в сроки, при ответе можно дополнительно указывать дату и номер поступившего запроса. Подскажите, пожалуйста, ставится ли входящий номер на оригинале договора, который прислала нам подписавшая наш экземпляр организация? Если нет, как тогда он регистрируется? Входящий номер ставится на сопроводительном письме. Сами договоры также могут регистрироваться тогда номер проставляют. Может немного не по теме. Начальник, читая входящую корреспонденцию, пишет на резолюции фамилию сотрудника, который в данный момент находится в отпуске. Вопрос: нужно ли писать фамилию того сотрудника, который исполняет обязанности или все же он делает правильно? После выхода из отпуска сотрудник может отказаться выполнять долгосрочные телефонограммы, т. В резолюции должна быть указана фамилия того сотрудника, который на данный момент по приказу исполняет обязанности. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в случае если входящее письмо сопровождает договор необходимо регистрировать как входящую корреспонденцию и письмо и договор с соответствующими сканами? Кто это должен делать? Например, письмо секретарь, а договор делопроизводитель структурного подразделения, кому адресован договор? При поступлении таких документов в канцелярии секретариате регистрируется письмо. Письмо с договором передается в подразделение, регистрация входящих исходящих и внутренних документов отписан документ. По поводу регистрации договора могут быть разные варианты, так как направляться может как проект договора, так и договор, уже зарегистрированный контрагентом. Если договор подлежит внутренней регистрации, то он регистрируется согласно принятой в организации системе. Это может быть и в канцелярии, и в структурном подразделении согласно распределению обязанностей. От поставщика получаем документ «Счет на оплату» в электронном виде, возможно ли хранить данный документ в СЭД без распечатывания и хранения бумажного экземпляра? Финансовая служба требует распечатывать данный документ аргументируя тем, что его необходимо предъявлять в контролирующие органы? Вопрос по телефонограммам и телеграммам. Мы делаем так: регистрируем их как и другие вх. Но при этом у нас заведена папка, где мы подшиваем только телефонограммы. И в папку «Вх. Подскажите, пожалуйста, как быть с регистрацией телеграммам и телефонограмм? Рекомендуется регистрировать поступившие телеграммы, телефонограммы и регистрация входящих исходящих и внутренних документов в отдельных журналах. Не рекомендуется формировать переписку по принципу «входящая корреспонденция», «исходящие письма». Дела с перепиской формируется регистрация входящих исходящих и внутренних документов направлениям деятельности. Я правильно Вас поняла, если у нас в учреждении ведется постоянная переписка с 2-мя вышестоящими орг-ми, то мы заводим под них 2 дела: "Переписка с ООО «Магия», "Переписка с ОАО «Лето» и 1 дело — «Переписка с другими внешними организациями за 2015 год». Если переписки много, то в пределах каждого корреспондента можно выделить направления вопросы переписки. Регистрация всё равно будет общая. Если в правом нижнем углу нет места для штампа, то где поставить входящий штамп? Иногда там написано что-нибудь или ставит свой штамп бухгалтерия. Подскажите как правильно регистрировать поступившие приказы вышестоящей организации?! Известно, что как правило приказу дважды номер не присваивается. Тогда какие отметки делаем при проставляются на документе? Разумеется, приказу другой организации нельзя присваивать свой номер, но зарегистрировать присланный документ надо. Если приказ направлен из вышестоящей организации с сопроводительным письмом, то входящий штамп и регистрационный номер проставляется на письме. Если сопроводительного письма нет, то штамп и номер приходится ставить на самом приказе. Подразделения нашей организации, работающей с физическими и юридическими лицами, расположены в разных городах на территории РФ. При этом филиалами или самостоятельными юридическими лицами они не являются. Существует локальный нормативный акт ЛНА организации, устанавливающий, что официальный прием входящей корреспонденции в адрес нашей организации осуществляется только доверенными лицами и только по местонахождению организации юридический и фактический адрес основного подразделенияа также по другим определенным адресам не по всем. Подразделения, расположенные по адресам, не обозначенным в ЛНА, не имеют права принимать любую входящую корреспонденцию, а поступившую обязаны возвращать автору с указанием установленного ЛНА адреса приема корреспонденции. Правомерны ли такие установки ЛНА и нет ли регистрация входящих исходящих и внутренних документов с законодательством? Законодательством подобные вопросы не регулируются. Нормативные документы по делопроизводству предусматривают как централизованную, так и децентрализованную систему регистрации документов. Организации вправе сами выбирать удобную им форму. Только надо чётко всё прописать в инструкции по делопроизводству. Поскажите, пожалуйста, как убедить руководство, что нет необходимости регистрировать первичную бух документацию? Добавьте в инструкцию по делопроизводство перечень нерегистрируемых документов, включив в него первичные бухгалтерские документы. Объясните, что эти документы учитываются в книгах и журналах бухгалтерского учета. Главный бухгалтер отказывается принимать и расписываться за документы с резолюцией руководителя организации зарегистрированные в журнале учета входящей корреспонденцииа также служебные на её имя от других сотрудников зарегистрированные в журнале учета внутренних документов. Что можно предпринять в данной ситуации? Начальник мой совершенно бесполезен, а так же не желает разбираться с этим балаганом, помогите советом. В таком случае остается только написать докладную записку на имя ректора университета, изложив ситуацию и факты отказа от получения документов.

Также смотрите:

Комментарии:
  • Сергей Фирсов

    11.11.2015

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.